Nebenkosten abrechnen
Bei einer Nebenkostenabrechnung werden die vorausgezahlten Beträge den eigentlichen Verbräuchen gegenübergestellt. Ist zu viel gezahlt worden, erfolgt eine Rückzahlung an den Mieter. Wurde mehr verbraucht, als die Pauschale abdeckt, muss der Mieter nachzahlen und die Pauschale steigt für das nächste Jahr.
Eine Nebenkostenabrechnung kann nur erzeugt werden, wenn Sie schrittweise vorgehen:
Haben Sie diese Angaben korrekt vorgenommen, können Sie über den Arbeitsablauf Nebenkosten abrechnen eine Übersicht erhalten, die Ihnen alle Mietverträge anzeigt, zu denen Sie eine Nebenkostenabrechnung machen können:
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Wechseln Sie zunächst in das Finanzjahr, für welches Sie die Nebenkostenabrechnung machen wollen. |
Damit alle eingegebenen Rechnungen berücksichtigt und verumlagt werden, sollten Sie zunächst alle Nebenkostenabrechnungen neu berechnen lassen:
Zusätzlich werden Sie befragt, ob Sie die Nebenkostenvorauszahlungen ebenfalls neu berechnen lassen möchten:
Wählen Sie JA, wenn das System automatisch Vorauszahlungen neu berechnen soll, wählen Sie NEIN, wenn Sie keine Berechnung wünschen. Haben Sie JA ausgewählt und die Berechnung ergibt, dass der Mieter Aufgrund hoher Kosten eine größere Nachzahlung der Betriebskosten leisten muss, so wird Ihnen VertiGIS FM einen Erhöhung der Vorauszahlungen vorschlagen. Bei geringeren Kosten, und einer Gutschrift für den Mieter, wird Ihnen VertiGIS FM eine Verringerung der Vorauszahlung vorschlagen. Damit aktualisieren sich nur die Spalten in der Übersicht; die möglichen Anpassungen werden damit noch nicht übernommen.
Zum Übernehmen einer möglichen Anpassung wählen Sie den Mietvertrag aus und betätigen die Schaltfläche Neue Vorauszahlung erstellen.
Damit Sie dies nicht unbeabsichtigt tun können, werden Sie mit einer Sicherheitsabfrage auf die Änderungen hingewiesen:
Erst, wenn Sie diese bestätigen, wird eine neue Position in der Sektion Nebenkosten am jeweiligen Mietvertrag angelegt:
Diese können Sie anschließend ändern bzw. wie gewünscht anpassen.
Den Ausdruck der Nebenkostenabrechnung starten Sie über die Berichtsschaltfläche. Sie erhalten zunächst wieder eine Vorschau, in der Sie die Korrektheit der Daten überprüfen können.
Wenn Sie die Sicherheitsabfrage im Hintergrund mit JA bestätigen, wird die Nebenkostenabrechnung ohne Vorschau-Wasserzeichnen und mit einer Rechnungsnummer versehen, ausgegeben:
Diese kann nun direkt an den Mieter versendet werden.
In der Liste sehen Sie, welche Nebenkostenabrechnungen Sie bereits gedruckt haben:
Sie können auch direkt in die Nebenkostenabrechnung die Detailansicht öffnen:
Hier können Sie in der Sektion Positionen noch einmal nachvollziehen, welche Kosten angefallen und wie viel darauf anteilig auf den Mieter entfällt. Wenn Sie in eine Position genauer betrachten möchten, so können Sie sich über die Detailansicht die zur Position erfassten Rechnungen anzeigen lassen:
Sie sehen detailliert, welche Rechnungen angefallen sind und können diese von hier auch direkt weiter bearbeiten:
