Verteilerschlüssel
Durch den Verteilerschlüssel oder Umlageschlüssel wird festgelegt, wie Betriebskosten auf die einzelne Wohnung beziehungsweise Mieter umgelegt werden. Vermieter können in der Regel zwischen 4 verschiedenen Verteilerschlüsseln wählen: nach Verbrauch, nach Wohnfläche, nach Anzahl der Personen oder nach Wohneinheit bzw. Mieteinheit. Manchmal bestimmt aber auch die Betriebskostenart, welcher Verteilerschlüssel angewandt werden muss. Vermieter müssen ihren Mietern im Vorfeld mitteilen, welchen Verteilerschlüssel sie anwenden wollen oder müssen.
Vermieter können bestimmte Nebenkosten an ihre Mieter weitergeben. Beim Umlegen der Nebenkosten können Vermieter zwischen verschiedenen Verteilerschlüsseln wählen. Welcher das sein soll, sollte der Vermieter gleich zu Beginn des Mietverhältnisses entscheiden, und vertraglich festhalten.
Der Vermieter kann auch mehrere Verteilerschlüssel miteinander kombinieren - der Mieter muss allerdings wissen, welche Nebenkosten nach welchem Verteilerschlüssel berechnet werden. In manchen Fällen entscheidet aber die Betriebskostenart über den Verteilerschlüssel.
Legt der Vermieter keinen Verteilerschlüssel fest, muss er die Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche umlegen, also nach Quadratmetern (§ 556a, Abs. 1 BGB).
Auf der Produktstartseite des Mietmanagement finden Sie auf der rechten Seite unter Aktionen den Menüpunkt Verteilerschlüssel.
Sie erhalten eine Übersicht aller bereits angelegten Verteilerschlüssel bzw. können hier auch neue Schlüssel anlegen.
Ein neuer Verteilerschlüssel benötigt zunächst ein Kürzel bzw. einen Schlüssel. Dieser wird auf der Nebenkostenabrechnung auch in Kurzform mit ausgegeben und dem Mieter im Anhang näher erläutert. Die eigentliche Begriff wird im Feld Bezeichnung eingetragen.
Über die Abrechnungsart wird dann anschließend das Umlageverfahren definiert. Es stehen Ihnen die Abrechnungsarten Mietnebenkosten oder Verbrauch zur Verfügung. Abhängig der gewählten Art, können Sie anschließend das Umlageverfahren auswählen:
a)Mietnebenkosten
Die Abrechnungsart nach Mietnebenkosten ist die am häufigsten verwendete Art. Sie können anschließend im Feld Umlagverfahren nach verschiedenen Kriterien eine Verumlagung durchführen:
Fläche |
Mit dem Verteilen der Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche entscheidet sich der Vermieter für den herkömmlichen, vom Gesetz vorgesehenen Verteilerschlüssel. Er kann ihn auf sämtliche Nebenkosten anwenden. Zur Berechnung benötigt er die Gesamt-Wohnfläche sämtlicher Mietswohnungen, auf die er die Nebenkosten verteilen will. Die Gesamtfläche dieser Mietswohnungen entspricht 100 Prozent der Nebenkosten. Der Anteil, den die Wohnfläche des Mieters von der Gesamtfläche ausmacht, entspricht dem Anteil, den er von den gesamten Nebenkosten tragen muss. |
Fläche vermietet |
Sowohl bei der Bezugsgröße (Mietfläche Gebäude oder Liegenschaft) als auch der Anteil des Mieters wird mit den vermieteten Tagen laut Mietvertrag multipliziert. |
Miteigentumsanteile |
Der Miteigentumsanteil ist im deutschen Wohnungseigentumsrecht ein rechnerischer Bruchteil am gemeinschaftlichen Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Der Anteil jedes Mieters ergibt sich aus seiner Anzahl der Miteigentumsanteile. |
Benutzer |
Eine Wohnung, ein Anteil: Vermieter dürfen die Nebenkosten auf jede einzelne Wohnung mit dem gleichen Anteil verteilen. |
Nutzungstage |
Wird häufig auch als Personentage bezeichnet. Alle Kosten werden nur nach der Anzahl der Tage berechnet, in der die Wohnung bewohnt war. Bsp.: Wohnt eine Person ganzjährig in der Wohnung, wird sie mit 365 Nutzungstagen veranschlagt. Zwei Personen werden dann mit 730 Nutzungstagen abgerechnet. |
ohne Umlage |
Eine direkte Verumlagung der Kosten auf einen Mieter, z.B. wenn dieser Reparaturen in seiner Wohnung allein tragen muss. An der Rechnung wird der Mietvertrag gewählt, zu dem die Rechnung zugewiesen werden soll. |
Personen |
Um den Anteil der Nebenkosten einer Wohnung zu berechnen, muss der Vermieter wissen, wie viele Personen in den einzelnen Wohnungen leben Bsp.: Müllgebühren werden üblicherweise nach der Anzahl der Personen verumlagt. |
Im Feld Einheit können Sie noch eine zusätzliche Maßeinheit angeben. Diese erscheint dann ebenfalls auf der Nebenkostenabrechnung. Damit die im Bsp. gewählte Umlageverfahren die korrekte Fläche verwendet, muss noch die Bezugsgröße ausgewählt werden. Hierbei haben Sie die Wahl zwischen der Fläche des Gebäudes oder der Fläche der gesamten Liegenschaft.
b)Verbrauch
Die Abrechnung der Betriebskosten nach Verbrauch kann nur bei sogenannten verbrauchsabhängigen Betriebskosten angewendet werden. Die Umlage ist zum Beispiel bei den Kosten für Kaltwasser möglich, wenn jede Mietspartei einen eigenen Wasserzähler hat. Bei der verbrauchsabhängigen Abrechnung muss der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung den Gesamtverbrauch, den Einzelverbrauch und die dementsprechenden umlagefähigen Kosten darstellen. Eine bloße Verbrauchsschätzung ist laut Gesetz nicht erlaubt.
Bei der Abrechnungsart nach Verbrauch ändert sich die Maske wie im oberen Bild zu sehen. Geben Sie zunächst das Medium an, welches Sie nach Verbrauch abrechnen möchten z.b. Strom, Gas, Wärme oder Wasser. Anschließend können Sie im Feld Abrechnungseinheit die entsprechende Einheit auswählen. Im Beispiel wird hier der Strom nach Kilowattstunden abgerechnet. Das Umlageverfahren ist hier ebenfalls der Verbrauch. Als Bezugsgröße steht Ihnen wieder der Verbrauch der gesamten Liegenschaft oder nur der Verbrauch des Gebäudes zur Verfügung. Bitte wählen Sie die entsprechende Bezugsgröße korrekt aus.
Speichern Sie den Verteilerschlüssel einmal ab. Anschließend müssen nun die Konten zugewiesen werden, deren Kosten verumlagt werden sollen und ebenfalls die entsprechenden Gebäude bzw. Liegenschaften.
Damit eingehende Kosten verumlagt werden können, müssen Sie dem Verteilerschlüssel die entsprechenden Buchhaltungskonten zuweisen.
Wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten, um ein oder mehrere Konten zuzuorden:
Wenn Sie kein Konto zu Auswahl haben, überprüfen Sie bitte die Einstellung der Konten und der Kostenarten. |
Im letzten Schritt ordnen Sie nun die Gebäude oder Liegenschaften zu, für welche der Verteilerschlüssel gelten soll. Ob Gebäude oder Liegenschaften zugeordnet werden können, hängt von der gewählten Bezugsgröße ab. Im Bsp. haben wir die Bezugröße Gebäude ausgewählt und können nun entsprechend auch ein oder mehrere Gebäude zuordnen.
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Pro Gebäude und Konto können mehrere Verteilerschlüssel oder Umlageverfahren definiert werden. Wenn Sie eine Rechnung erfassen und für die Kombination Gebäude und Konto gibt es nur einen Verteilerschlüssel, so wird dieser automatisch an der Rechnung zugeordnet. Gibt es mehrere, so muss der gewünschte Verteilerschlüssel manuell an der Rechnung ausgewählt werden.
Die Zuordnung bzw. Aktivierung des Verteilerschlüssel erfolgt dann am Mietvertrag, denn nicht jeder Schlüssel muss immer für jeden Mietvertrag gelten.
In einigen besonderen Fälle reichen die bestehenden Möglichkeiten nicht aus bzw. sind nicht für jeden Fall passend, daher können Sie seit Version 7.0 SP1 auch eigene Bezugsgrößen für Verteilerschlüssel definieren. Die Definition erfolgt in der Verwaltung > Katalogverwaltung > Kosten und Budget > Bezugsgröße. Bereits vordefiniert sind die folgenden Einträge:
Diese beziehen sich immer auf die kompletten Daten, d.h. Wenn die Bezugsgröße die Fläche der Liegenschaft ist, dann werden alle Gebäudeflächen auf der Liegenschaft zusammengerechnet und dienen als Bezugsgröße. Haben Sie die Fäche des Gebäudes ausgewählt, dann wird die wirkliche Gebäudefläche aller Räume genommen.
In besonderen Fällen kann es sein, dass z.B. in der Liegenschaftsfläche auch Gebäude enthalten sind, die aber für die Nebenkostenberechnung irrelevant sind. Bsp: Sie haben eine Liegenschaft mit 4 Gebäuden, Gebäude A, B und C sind Wohngebäude, die vermietet sind. Gebäude D ist ein Nebengebäude, z.B. eine Garage, die nichts mit der Vermietung zu tun hat.
In diesem Fall muss manuell die Fläche von Gebäude A,B und C ausgerechnet werden und manuell erfasst werden. Legen Sie eine neue Bezugsgröße an. Vergeben Sie Bezeichnung, sowie des Bezugswert in m². Mit diesem Wert wird dann weiter gerechnet:
Speichern und Schließen Sie, um den Eintrag anzulegen.
Am Verteilerschlüssel können Sie nun nicht mehr nur zwischen den festgelegten Bezugsgrößen Liegenschaft, Gebäude, Mieteinheit und Mietvertrag wählen, sondern haben nun auch den neu erstellen Eintrag zur Auswahl:
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