Kostenverrechnung
Mittels der Kostenverrechnung können Sie Rechnungen mit Hilfe von Verrechnungskonten auf unterschiedliche Kostenstellen umlegen.
Dazu ein Beispiel: Ein Rathaus einer Stadtverwaltung erhält eine Eingangsrechnung für von einem Dienstleister erbrachte Reinigungsleistungen. Die Kosten dieser Dienstleistung sollen anteilig auf die verschiedenen Ämter/Einrichtungen der Stadtverwaltung bzw. auf deren Kostenstellen verteilt werden.
Die Einrichtung solcher Kostenverrechnungen erfolgt in mehreren Schritten, die nachfolgend ausführlich beschrieben sind.
Wählen Sie auf der Produktstartseite von Kosten und Budget unter den Aktionen den Menüpunkt Kostenverrechnung:
Legen Sie über das Hinzufügen-Symbol ein neues Verrechnungskonto an:
Geben Sie eine Nummer sowie eine Bezeichnung für Ihr Verrechnungskonto an. Wählen Sie danach aus dem Katalog wie die Verrechnung stattfinden soll. Es stehen Ihnen die Verrechnung nach Fläche oder Benutzer zur Verfügung. Im Feld Basis der Verrechnung wählen Sie manuelle Eingabe aus. Falls das Verrechnungskonto nur für einen bestimmten Zeitraum genutzt werden soll, können Sie in Von- und Bis-Datum eingeben.
Speichern Sie, um das Konto zu übernehmen, weitere Sektionen werden eingeblendet:
Sie müssen nun die zugehörigen Konten angeben, die verrechnet werden sollen. Unter der Sektion Konten können Sie nun ein oder mehrere Konten hinzufügen, die verrechnet werden sollen.
Sie können nun nachfolgend ein- oder mehrere Konten zuordnen:
Speichern und Schließen Sie, um die Zuordnung zu übernehmen:
Die Verrechnung findet immer von einer Kostenstelle nach einer Kostenstelle statt. Öffnen Sie die Sektion von KST und fügen Sie eine Kostenstelle hinzu:
Sie können ein oder mehrere Kostenstellen hinzufügen:
Speichern und Schließen Sie, um die Kostenstellen zu übernehmen.
Nun muss definiert werden auf welche Kostenstellen die Rechnung umgelegt werden sollen. Dazu öffnen Sie die Sektion nach KST:
Wählen Sie ein- oder mehrere Kostenstellen aus, auf die Rechnung verumlagt werden sollen:
Speichern und Schließen Sie, um die Zuordnung zu übernehmen.
Im Bsp. werden die Reinigungskosten von der Kostenstelle Rathaus auf drei Kostenstellen nach Fläche verrechnet:
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Verrechnet werden die Kosten, welche über die Rechnungserfassung zum Konto und zur Kostenstelle pro Monat eingegeben werden:
Die Verrechnung findet immer monatlich statt, deshalb müssen die Anteile pro Monat über die Schnellerfassung eingegeben werden. Öffnen Sie die Aktionen > Kostenverrechnung > Schnellerfassung:
Wählen Sie eine Kostenstelle aus und bearbeiten Sie diese. Sie können nun für jeden Monat die Fläche und die Benutzer für diese Kostenstelle angeben:
Speichern und Schließen Sie die Eingabemaske.
Anschließend können Sie über den Menüpunkt Kosten verrechnen auf der Produktstartseite die Rechnungen verumlagen:
Es wird eine Übersicht über alle möglichen Verrechnungen angezeigt. Dabei entstehen für jede Rechnung mindestens eine Kostenverrechnung von der zu entlastenden Kostenstelle (von KST) und eine für die zu belastende Kostenstelle (nach KST). Wurde in der Kostenverrechnung konfiguert, dass von einer Von-KST auf mehrere Nach-KST verumlagt wird, dann werden auch dementsprechend viele Einträge in der Liste angezeigt:
Damit nun interne Verrechnungen erzeugt werden können, wählen Sie die Schaltfläche Budgets bearbeiten:
Wählen Sie im nachfolgenden Menü Verrechnen > Ja und wählen Sie Für alle Übernehmen.
Bestätigen Sie die Meldung mit OK:
Die Kostenverrechnungen werden nun in interne Verrechnungen angelegt und erscheinen in der Suche. Für jede Nach-Kostenstelle wird dabei eine entsprechende Rechnung angelegt sowie für die Von-Kostenstelle eine Rechnung über den negativen Gesamtbetrag. In Summe ergeben die Beträge der daraus entstandenen internen Verrechnungen immer 0,00.
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