Dieser Arbeitsablauf dient zur Erfassung vor Ort sowie zur Bearbeitung von Inventaren direkt an einem Standort. Die Arbeitsweise orientiert sich an der praktischen Vorgehensweise Von-Raum-zu-Raum. Das bedeutet, man geht mit dem Mobilgerät in einen Raum (bzw. Gebäude / Geschoss / Liegenschaft) und erfasst oder prüft dort jeweils alle Inventare, die sich an diesem Standort befinden. Dann betritt man den nächsten Raum und erfasst oder prüft dort die Inventare und so weiter.

Dieser Workflow bildet sich in VertiGIS FM ab. Das bedeutet, man wählt immer zuerst einen aktuellen Standort. Dann erfasst man für diesen alle neuen Inventare bzw. prüft, ob die bereits dem Standort zugeordneten Inventare noch existieren und ob Änderungen anzubringen sind. Dann wechselt man zum nächsten Standort.

Nachfolgend werden diese einzelnen Schritte und Optionen im Detail beschrieben.

 

toc_openbookStandort wählen

Starten Sie mit der Wahl des Arbeitsablaufes Inventarisierung. Sie gelangen als Erstes auf die Seite zur Standortwahl.

005_Standortwahl_Start

 

Auf der linken Seite wählen Sie aus, welchen Standort Sie als Nächstes betreten möchten. Die Standorte sind in mehreren Stufen baumförmig strukturiert:

Liegenschaft > Gebäude > Geschoss > Raum

Über die Pfeiltasten navigieren Sie sich zum gewünschten Endpunkt (z.B. einen konkreten Raum) und klicken darauf.

005_Standortwahl_Start_markiert

006_Standortwahl_RaumGewählt

 

Alternativ nutzen Sie das Feld Schnellsuche zum schnellen Auffinden des gewünschten Raums. In das Suchfeld können Sie nach folgenden Kriterien suchen:

•Raumnummer

•Raumbezeichnung

•Barcode

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Zur Eingabe des Barcodes können Sie auch die integrierte Barcodescanfunktion nutzen. Klicken Sie dafür auf das Barcode-Symbol rechts neben dem Suchfeld.

 

Der aktuell gewählte Raum wird farbig hervorgehoben. Zusätzlich wird er auch in der Kopfzeile noch einmal angezeigt.

Auf der rechten Seite sehen Sie jetzt die Liste aller Inventare, die an diesem Standort erfasst sind. An dieser Stelle haben Sie zwei Möglichkeiten:

•Neue Inventare für diesen Standort erfassen

•Vorhandene Inventare einsehen und bearbeiten

Hinter jedem Standort steht eine Zahl in Klammern, welche angibt, wie viele Inventare bereits dort erfasst sind. In Raum R17, Büro sind beispielsweise 8 Inventarobjekte gespeichert.

 

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Die übergeordneten Standortstufen (z.B. Geschoss) geben NICHT die Summe der Inventare ihrer untergeordneten Standorte an, sondern die Anzahl der Inventare, die direkt dieser Stufe zugeordnet sind. Zum Beispiel könnte ein Aktenrollwagen keinem konkreten Raum, sondern direkt dem Geschoss zugeordnet sein.
toc_openbookNeues Inventar erfassen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Inventar erfassen

007_InventarErfassenButton

 

Sie gelangen auf die Seite Inventar neu, auf welcher Sie alle notwendigen Angaben zum Inventar treffen können.

008_InventarNeu_Start

Im oberen Bereich finden Sie die Stammdaten des Inventars. Weiter unten öffnen sich durch Klick auf die Dreieckspfeile noch weitere Rubriken für Technische Kenndaten und Kaufmännische Kenndaten. Ganz unten können Fotos für das Inventar aufgenommen werden.

Alle Felder, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder, d.h. müssen gefüllt werden. Alle anderen Angaben sind optional und es richtet sich nach Ihren konkreten Anforderungen, ob Sie diese füllen oder nicht.

Nachfolgend werden die Felder im Einzelnen beschrieben:

IKS

Eindeutiger Inventarkennschlüssel. Dieser wird vom System automatisch vergeben, hier wird also nichts manuell eingetragen. Deshalb steht dort auch Wird am Server erstellt. Der IKS setzt sich zusammen aus dem Kürzel der Inventar-Ausführung und einer eindeutigen Endnummer. Er wird vom System erst dann vergeben, wenn die Daten ins Onlinesystem synchronisiert werden, da erst dann die Eindeutigkeit der Nummer realisiert werden kann.

Bezeichnung*

Vergeben Sie frei eine zutreffende Beschreibung für das Inventar. Als Standardwert steht dort Neuzugang, wenn noch keine Ausführung gewählt wurde oder die Bezeichnung der Ausführung, wenn diese bereits gewählt wurde.

Seriennummer

Optionale Seriennummer für das Inventar

Barcode

Hier fügen Sie durch Scannen eines Barcodes die hinterlegten Daten ein (in der Regel die Inventarnummer) Entweder Sie nutzen dafür ein externes Scangerät (z.B. über Bluetooth) oder Sie nutzen die integrierte Scanfunktion, welche über die eingebaute Tablet-Kamera arbeitet. Es werden sowohl die klassischen Strichcodes als auch QR Codes unterstützt. Nähere Informationen zur integrierten Scanfunktion finden Sie im Abschnitt Barcodescanfunktion.

Der Barcode muss immer eindeutig sein. Es kann passieren, dass Sie ein Inventar einscannen, welches gar nicht neu ist, sondern bereits existiert. Die Software erkennt dies, weil der Barcode schon im System vorhanden ist und fragt Sie in diesem Fall, ob das Inventar in den aktuellen Raum umziehen soll (d.h. seinen Standort wechseln soll). Ist dies nicht der Fall, müssen Sie dafür sorgen, dass das neue Inventar einen anderen, eindeutigen Barcode bekommt.

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Wenn Sie mit externem Scangerät arbeiten, dann scannen Sie als erstes den Barcode, bevor Sie die anderen Felder ausfüllen. Der Fokus ist beim Öffnen der Seite bereits auf das Barcodefeld gesetzt, sie können also sofort losscannen, ohne vorher noch einmal klicken zu müssen.

Status

Der aktuelle Status des Inventars. Sie können wählen zwischen Aktiv, Nicht aktiv, Abgestellt, In Ausmusterung und Ausgemustert.

Grund

Wenn hier Katalogwerte für den Katalog Grund hinterlegt sind, können Sie einen Wert auswählen. HIer kann beispielsweise der grund für die Ausmusterung angegeben werden.

Nutzungsende

Hier können Sie optional ein Datum für die Ausmusterung angeben. Ist dieses Datum erreicht, wird der Status automatisch auf ausgemustert gesetzt.

Ausführung

Hier wählen Sie aus, in welche Ausführung das Inventar einsortiert werden soll. Alle Inventare werden einsortiert in eine Struktur von verschiedenen Unterrubriken. Diese Struktur besteht aus mehreren Stufen (Klasse > Ausführung) und wird in der VertiGIS FM Onlineanwendung individuell für jedes Projekt erstellt. Wird keine Ausführung gewählt, so wird das Inventar als sogenannter Neuzugang erfasst. Das Wählen der Ausführung findet auf einer separaten Seite statt, klicken Sie dafür auf diese Schaltfläche
 
010_AusführungButton
 

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Mehr Informationen zum Thema Ausführung und Neuzugang lesen sie im unteren Abschnitt Ausführung wählen.

Standort

Der Standort des Inventars, also Raum, Geschoss, Gebäude oder Liegenschaft ist bereits ausgefüllt mit dem Standort, an dem Sie sich aktuell befinden.

Reservierbar/Schließbar

Diese Optionen werden über den Schiebeschalter entweder an- oder ausgeschalten. Reservierbar ist wichtig für das Produkt VertiGIS FM Reservierung und gibt an, ob man für das Inventar eine Reservierung tätigen kann oder nicht. Schließbar ist relevant, wenn Sie das Produkt VertiGIS FM Schlüsselverwaltung nutzen und gibt an, ob man dem Inventar einen Schlüssel zuordnen kann oder nicht.

Hier können Sie Angaben zum Baujahr, dem Zeitpunkt der Inbetriebnahme treffen sowie eine nähere Beschreibung, eine Fabrikatsnummer und Maße zum Gerät angeben. Das Pflichtfeld Menge ist bereits mit 1 vorausgefüllt.

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Wenn Sie bei der Menge die tatsächliche Menge dieses Inventars angeben, damit sie die Inventare bsp. nicht 100fach erfassen müssen, wird diese Menge bei Reservierungen berücksichtigt.

Bsp: Sie haben 100 Stühle und vermerken dies im Feld Menge. Dann können sie bei der Reservierung angeben, dass sie von diesem Inventar z.B. 50 Stühle benötigen. Bei einer weiteren Reservierung zur gleichen Zeit stehen dann nur noch 50 Stühle zur Verfügung.

Hier können Sie Angaben zum Anschaffungspreis und -datum, Zugehörigkeit zu Abteilungen und Organisationen machen sowie Hersteller, Lieferanten und Installateure treffen. Die eindeutige Inventarnummer kann man alternativ zum Barcode angeben, wenn es noch keine Barcodes gibt. Auch aktivieren Sie hier ihre Gewährleistungsüberwachung. Tragen Sie dazu Gewährleistungsbeginn und -ende ein.

 

Zum Speichern des Inventars haben Sie zwei Möglichkeiten:

•Über die Schaltfläche Häkchen speichern Sie das Inventar und gelangen zurück in die Inventar-Übersicht des Standorts.

•Über die Schaltfläche Häkchen + speichern Sie das Inventar und legen im selben Zuge ein weiteres Inventar mit denselben Stammdaten an. Es öffnet sich sofort wieder die Inventar neu-Seite mit vorausgefüllten Daten. Nur die Werte, die eindeutig sein müssen, sind noch auszufüllen. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn Sie mehrere gleichartige Inventare nacheinander anlegen möchten.

Mit der Schaltfläche (x) verwerfen Sie das Inventar und gelangen zurück in die Inventar-Übersicht des Standorts.

010_fertig_button

 

Das Inventar sowie der aktuelle Standort sind jetzt mit einem Augen-Symbol versehen. Das bedeutet Eingesehen und zeigt an, dass an diesem Standort bereits ein Inventar bearbeitet wurde bzw. dass dieses konkrete Inventar jetzt neu erstellt wurde. So haben Sie jederzeit den Überblick, in welchem Raum Sie schon gewesen sind und welche Inventare schon abgearbeitet wurden.

014_Standort+InventarEingesehen
toc_openbookVorhandene Inventare einsehen und bearbeiten

Wählen Sie dafür ein Inventar aus der Liste durch Klick auf die entsprechende Kachel.

Nutzen Sie das Feld Schnellsuche zum schnellen Auffinden des gewünschten Inventars. In das Suchfeld können Sie nach folgenden Kriterien suchen:

•Bezeichnung

•IKS (Inventarkennschlüssel)

•Barcode

•Inventarnummer (Kaufmännische Kenndaten, ohne Barcode)

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Zur Eingabe des Barcodes können Sie auch die integrierte Barcodescanfunktion nutzen. Klicken Sie dafür auf das Barcode-Symbol rechts neben dem Suchfeld.

Klicken Sie das zu bearbeitende Inventar an. Es öffnet sich die Seite Inventar bearbeiten.

008_Inventar bearbeiten

 

Im oberen Bereich finden Sie die Stammdaten des Inventars. Weiter unten öffnen sich durch Klick auf die Dreieckspfeile noch weitere Rubriken für Technische Kenndaten und Kaufmännische Kenndaten. Ganz unten können Fotos für das Inventar aufgenommen werden.

Die Seite ähnelt stark derjenigen zum Erfassen neuer Inventare. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Felder finden Sie daher im vorherigen Abschnitt Neues Inventar erfassen. Nachfolgend werden nur die Punkte beschrieben, die sich davon unterscheiden.

 

IKS

Der Inventarkennschlüssel kann nicht geändert werden, wenn er einmal vergeben ist. Daher können Sie hier nichts eingeben.

Ausführung

Auch die Ausführung eines Inventars kann nicht nachträglich angepasst werden, sondern wird hier nur angezeigt. Wenn es sich allerdings um einen Neuzugang handelt, kann die Ausführung hier über die Schaltfläche Ausführung wählen ausgewählt werden.

Vom Standort lösen

Wenn Sie festgestellt haben, dass dieses Inventar sich gar nicht mehr am aktuellen Standort befindet, können Sie es mit dieser Funktion lösen. Es befindet sich dann vorerst an keinem Standort mehr. Die Neuzuordnung zu einem anderen Standort erfolgt dann, wenn Sie es in einem anderen Raum auffinden und das System anhand des Barcodes feststellt, dass es schon existiert.

 

Über die Schaltfläche Häkchen speichern Sie das Inventar und gelangen zurück in die Inventar-Übersicht des Standorts.

Mit der Schaltfläche (x) verwerfen Sie das Inventar und gelangen zurück in die Inventar-Übersicht des Standorts.
toc_openbookAusführung wählen

Alle Inventare werden einsortiert in eine Struktur von verschiedenen Unterrubriken. Diese Struktur besteht aus mehreren Stufen (Klasse > Ausführung) und wird in der VertiGIS FM Onlineanwendung individuell für jedes Projekt erstellt. Beim Synchronisieren der Daten wurde diese Struktur auf mobil+ übertragen.

Das Wählen der Ausführung findet auf einer separaten Seite statt, klicken Sie dafür auf die markierte Schaltfläche.

010_Ausführungwählen

 

Es öffnet sich folgende Seite:

011_AusführungStart

 

Hier sehen sie vorerst nur die oberste Stufe der Inventarstruktur. Durch Klick auf die Pfeile gehen Sie weiter in die Baumstruktur hinein. Wählen Sie die gewünschte Ausführung durch Klick auf die entsprechende Kachel aus.

012_AusführungGewähltt

 

Auf der rechten Seite werden Ihnen die Eigenschaften der Ausführung angezeigt. Das sind mindestens der Inventarkennschlüssel (IKS) und die Bezeichnung und – wenn hinterlegt – ein Bemerkungstext und ein Bild.

Mit der Schaltfläche Häkchen bestätigen Sie die Wahl und gelangen zurück zum Inventar.
toc_openbookNeuzugang

Wählen Sie für ein Inventar keinen Wert für die Ausführung, so wird das Inventar als Neuzugang geführt. Er erhält bei der Synchronisation mit dem Onlinesystem automatisch eine vorläufige IKS-Nummer, um die Eindeutigkeit dieser Nummerierung zu wahren.

013_IKS_nNuzugang

Der Status Neuzugang ist für ein Inventar immer von vorläufiger Natur. Früher oder später sollte jedem Inventar eine Ausführung zugewiesen werden. Weil es mitunter aber schwierig ist, vor Ort die richtige Ausführung zuzuordnen, gibt es die Möglichkeit der Erfassung als Neuzugang.

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Es empfiehlt sich, in diesem Fall ein Foto und/oder eine signifikante Bezeichnung dazu zu erfassen, damit es im Nachhinein einfacher wird, die richtige Ausführung zu finden.