Inventur auswerten
Arbeitsablauf "Inventur auswerten"
Dieser Arbeitsablauf entspricht dem dritten und letzten Arbeitsschritt einer Inventur. Er wird über diese Kachel auf der Produktstartseite Inventarverwaltung aufgerufen:
Hier verschafft man sich einen Überblick über die während des Inventurvorgangs erfassten Daten. Man bekommt Unstimmigkeiten und Differenzen angezeigt und kann diese auflösen. Verschiedene Listen zeigen das Ergebnis der Inventur an.
Mit Hilfe von vorbereiteten Berichten kann man sich einfach und übersichtlich das Ergebnis der Inventur als Excel-Tabellen ausgeben lassen.
Nach Klick auf die Kachel gelangen Sie als Erstes in eine Auswahlliste aller abgeschlossenen und in Bearbeitung befindlichen Inventuren: Wählen Sie die relevante Inventur aus und drücken Sie auf die Schaltfläche Inventur auswerten.
Die nun erscheinende Seite enthält alle wichtigen Informationen und Listen über die Inventur.
Hier stehen die Stammdaten der Inventur. Mit der Schaltfläche Bearbeiten können Sie in die Bearbeitungsansicht der Inventur wechseln. Diese Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn die Inventur noch den Status in Bearbeitung hat. An dieser Stelle können Sie auch die Inventur abschließen. Wechseln Sie dafür den Status auf Abgeschlossen und speichern Sie das Ganze. Abgeschlossene Inventuren können dann nicht mehr bearbeitet werden.
Über die Schaltfläche Berichte haben Sie Zugriff auf eine Reihe vorbereitete Inventur-Berichte. |
Standardmäßig werden eine Reihe Berichte mitgeliefert, Sie können sich aber auch eigene Berichte definieren. Lesen Sie hierzu Kapitel Plattform > Verwaltung > Berichte.
Inhaltlich entsprechen die Berichte weitgehend den Sektionen der Inventurauswertung. Folgende Berichte werden mitgeliefert: •Inventur_Neuzugänge
•Inventur_Objekte ohne Standort
•Inventur_Objekte mit Standortänderung •Inventur_Gesamtauswertung oTab Inventar- und Geräteliste oTab Zugänge oTab Ausgemustert |
Dies ist die Liste aller Geräte und Inventare, die am Inventurstandort aufgefunden wurden. Die Liste beinhaltet auch diejenigen Objekte, die auf Ausgemustert gesetzt wurden. Sie können diese durch Verwendung der Filterfunktion bei Bedarf ausfiltern oder gezielt anzeigen. |
Dies ist die Liste aller Inventare und Geräte, die im Zeitraum der Inventur ihren Standort geändert haben und sich jetzt am Inventurstandort befinden. |
Dies ist die Liste aller Geräte und Inventare, die im Rahmen der Inventur neu erstellt wurden. Hier sind auch die sogenannten Neuzugänge dabei. Mehr dazu im nächsten Abschnitt Neuzugänge. |
Das sind diejenigen Zugänge, die im Rahmen der Inventur ohne Ausführung/Kategorisierung erfasst wurden. Diese Möglichkeit gibt es, weil der Erfasser vor Ort diese evtl. nicht immer klar bestimmen kann. Diese Objekte heißen im VertiGIS FM dann Neuzugänge und haben keine richtige AKS/IKS Kennung, sondern eine vorläufige Nummer. Dieser Zustand sollte immer nur temporär sein, tragen Sie also spätestens hier, bei der Inventurauswertung, die richtigen Ausführungen nach. Dazu dient diese Liste. Über die Schaltfläche Detail haben Sie Zugriff auf die einzelnen Geräte und Inventare, um das Feld Ausführung auszufüllen und ggf. noch andere Daten anzupassen. Idealerweise ist die Liste Neuzugänge leer, bevor Sie die Inventur abschließen. |
Dies ist die Liste aller Geräte und Inventare, die im Rahmen der Inventur vom Standort gelöst und keinem anderen Standort zugeordnet wurden. Das sind also diejenigen Objekte, die zwar im System existieren, vor Ort aber nicht mehr aufgefunden wurden. Diese Liste muss bereinigt werden! Jedes real existente Objekt braucht in der Inventur auch einen gültigen Standort. Entweder werden diese Objekte ausgemustert oder sie müssen noch nachträglich einen Standort zugewiesen bekommen. Über die Schaltfläche Objekte ausmustern können Sie diese Inventare und Geräte auf schnelle Art und Weise deaktivieren.
Der Status Ausgemustert entspricht einer Deaktivierung der Objekte. Sie tauchen dann nicht mehr in Suchlisten und Auswahllisten auf und existieren in der Datenbank nur noch als historische Objekte. Die Liste Ohne Standort sollte nur noch ausgemusterte Objekte enthalten, bevor Sie die Inventur abschließen. |
