Über das Anlegen von Profilen haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob ein Dokument später in einem vorher definierten Dateipfad oder z.B. in einem DMS (Dokumentenmanagement-System) abgelegt werden soll. Hierbei können Sie unbegrenzt viele Profile anlegen, die dann im nächsten Schritt einzelnen Dokumententypen zugeordnet werden können.

Profile erfassen Sie über die Verwaltung > Einstellungen > Dokumentenverwaltung. Im Beispiel möchten wir auf C:\temp\ alle Rechnungen ablegen. Geben Sie für Ihr Profil einen wieder erkennbaren Namen und geben Sie als Speicherart Dateisystem an. Sie können nun noch definieren, ob hochgeladene Dokumente aus dem ursprünglichen Pfad beim Hochladen entfernt werden soll. Sie werden dann in den angegeben Pfad verschoben. Andernfalls wird eine Kopie erstellt.

Nach erfolgreicher Einrichtung eines Profils können Sie nun definieren für welchen Dokumententyp das Profil gelten soll. Öffnen Sie die Sektion Dokumententypen und suchen Sie nach dem Dokumententyp, den Sie mit dem neuen Profil versehen möchten:

Öffnen Sie die Detailansicht, um die Speicherart zu ändern:

Geben Sie das vorher definierte Profil bei der Speicherart an. Speichern und Schließen Sie.

Immer wenn Sie nun ein Dokument hochgeladen, wird dieses nicht mehr in der Datenbank sondern im Dateisystem abgelegt.

Bei der Erstellung eines Profils mit der Speicherart Dateisystem ist es möglich, Parameter zu verwenden. Bei der Auslagerung der Dokumente wird dabei die Erzeugung von dynamischen Dokumentenpfaden ermöglicht. Der Dokumentenpfad ergibt sich dann teilweise aus Informationen des Objekts, an dem das Dokument hinterlegt wird.

Im Beispiel wird ein Profil für den Upload von Dokumenten des Bereiches Gebäudeverwaltung konfiguriert. Wurde das Profil dem entsprechenden Dokumententyp (z.B. Gutachten für Produkt Gebäudeverwaltung) zugewiesen, wird beim Hochladen eines neuen Dokuments folgender Pfad erzeugt und das Dokument dort abgelegt (PARAM wird vom Objekt übernommen): C:\Temp\PARAM. Lautet die Bezeichnung des Gebäudes, zu dem ich ein Dokument mit dem Dokumententyp Gutachten hochlade, bspw. Bürogebäude, so wird das Dokument unter C:\Temp\Bürogebäude abgespeichert werden.

Bei der Verwendung eines DMS muss dieses zunächst an VertiGIS FM angebunden werden. Hierzu wenden Sie sich direkt an den Support. Nur webbasierte DMS können angebunden werden. Eine universelle Schnittstelle gibt es nicht, da jedes DMS einen anderen Aufbau aufweist.

Aktuell existiert bereits eine Anbindung an EasyDocuments.