In VertiGIS FM haben Sie die Möglichkeit einen Exchange Server anzubinden. Diese Funktion ist ab Exchange 2007 möglich.

Dadurch werden bei allen Zustandsänderungen des gewählten Objekts Termine und E-Mails verschickt.

 

toc_openbookKonfiguration

Ihren GroupWare-Server konfigurieren Sie in der Verwaltung unter Schnittstellen > GroupWare.

001_Verwaltung_Groupware
toc_openbookServer

Zuerst wird ein Server hinterlegt, von dem aus E-Mails oder Termine versendet werden sollen. Gehen Sie in der Sektion Server auf die Schaltfläche Hinzufügen.

002_Server_Maske

 

Der Server, den Sie hier anlegen ist der Absender der E-Mails oder Termine.

Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder (*) aus. Bei Art ist Microsoft Exchange vorgegeben. Bei Version wählen Sie ihre Serverversion aus. Als Benutzername/Passwort geben Sie die Anmeldedaten vom Benutzer ein. Im Idealfall sind der Windows-Benutzer und der Exchange-Benutzer ident. Ebenso muss die Domäne angegeben sein.

Bei E-Mail können Sie eintragen, welche E-Mail-Adresse als Absender eingetragen werden soll. Sie können dieses Feld aber auch frei lassen.

Bei den erlaubten E-Mail-Domänen können Sie konfigurieren und somit einschränken, welche Domänen beliefert werden dürfen, z.B. die Domäne ihrer Verwaltung oder Firma.

Gehen Sie auf Speichern und Schließen. Ihr Server wurde angelegt.

004_Server angelegt
toc_openbookEvent

In der Sektion Event legen Sie nun ein Ereignis an. Mit diesem Event können Sie einen Termin im Outlook generieren oder eine E-Mail versenden.

 

Gehen Sie in der Sektion Event auf Hinzufügen.

005_Event anlegen

 

Eine leere Eingabemaske wird geöffnet. Geben Sie eine Bezeichnung an. Setzen Sie das Event aktiv und füllen Sie auch die restlichen Pflichtfelder (*) aus.

003_Event_neu_leer

 

Bei Server wird ein Lookup-Fenster geöffnet. Wählen Sie den Server, welchen Sie gerade angelegt haben.

Nach Eingabe des Servers werden weitere Felder sichtbar. Bei Art tragen Sie Termin ein.

 

Bei Produkt wählen Sie aus dem Lookup das entsprechende Produkt in welchem der Termin angelegt werden soll.

008_LookUp_Modul

 

Danach wählen Sie das Objekt.

Im Beispiel sollen Termin in der Instandhaltung für Arbeitsaufträge generiert werden.

009_Auswahl_Objekt

 

Ihre Daten wurden in die Eingabemaske übernommen. Gehen Sie auf Übernehmen.

010_Event Termin ausgefüllt

 

Nach dem übernehmen erscheinen neue Felder in der Maske.

012_Event Termin_Parameter

 

Für den Arbeitsauftrag ist beispielsweise das Plandatum verfügbar. Dieses soll als Termin angelegt werden mit den entsprechenden Stunden als Dauer.

Tragen Sie einen Betreff ein, der beim Termin angezeigt wird und geben Sie einen Text ein. Dabei können Sie mit Parametern arbeiten.

Im Beispiel ist parameter1 der Parametername und als Wert wird dann die AKS des entsprechenden Geräts ausgegeben werden. Die Parameter sind die Variablen in diesem Event.

Es wurde noch eine Empfänger-E-Mail-Adresse hinterlegt.

Wenn Sie nun einen Arbeitsauftrag angelegen, erhält der Empfänger den Termin dazu in seinem Outlook-Kalender.

012_Arbeitsauftrag termin

 

Der Empfänger erhält eine E-Mail.

 

icon_comment

Wenn Sie bei Art* den Termin wählen, dann ist zusätzlich im Exchange Server eine Impersonation, also eine Personifizierung, notwendig. Weitere Angaben finden Sie unter folgendem Link: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb204095(v=exchg.140).aspx

Gehen Sie in der Sektion auf Hinzufügen.

005_Event anlegen

Eine leere Eingabemaske wird geöffnet. Geben Sie eine Bezeichnung an. Setzen Sie das Event aktiv und füllen Sie auch die restlichen Pflichtfelder (*) aus.

Bei Server wird ein Lookup-Fenster geöffnet. Wählen Sie den Server, welchen Sie gerade angelegt haben.

Wählen Sie bei Art E-Mail aus und wählen Sie das entsprechende Produkt.

008_LookUp_Modul

 

Sie können E-Mails mit und ohne Intervall verschicken. Wenn Sie kein Intervall für den E-Mail-Versand angeben möchten, lassen Sie die Felder frei und wählen als nächstes das Objekt aus.

Dies kann beispielsweise ein Gerät sein.

006_Event anlegen_leer

 

Ihre Daten wurden in die Eingabemaske übernommen. Gehen Sie auf Speichern. Nun werden weitere Felder sichtbar.

Sie können nun mit Hilfe der Optionen definieren, wann Sie per E-Mail zu Geräten informiert werden wollen.

Zum Beispiel beim Erstellen von Geräten, wenn Geräte gelöscht wurden, wenn sie bearbeitet wurden oder wenn sich bestimmte Werte am Gerät geändert haben.

Bei Wertänderung erscheint anschließend ein separates Auswahl-Fenster, in dem Sie das Feld wählen, bei dessen Wertänderung das Event ausgelöst werden soll.

012_Email-event

 

Im Beispiel soll immer, wenn der Barcode an einem Gerät geändert wird, eine E-Mail versandt werden.

Im unteren Teil der Maske machen Sie nun Angaben zum Inhalt der E-Mail. Geben Sie den Betreff, den gewünschten Text, sowie die Empfängern an.

012_Email-event_email

 

icon_comment

Neben jedem Empfänger kann gewählt werden, ob die Mail direkt oder in CC an den Empfänger verschickt werden soll.

 

Gehen Sie auf Speichern und Schließen. Sobald an einem Gerät der Barcode geändert wird, erhält der Empfänger folgende E-Mail:

email1

 

Parameter sind Platzhalter in Ihrer E-Mail, die beim Erzeugen der E-Mail mit den entsprechenden Daten befüllt werden. Der Parameterinhalt legt fest, ob der Wert vor Änderung, nach Änderung oder eine Kombination davon ausgegeben wird.

026_Gerät_gelöscht

Gehen Sie in der Sektion auf Hinzufügen.

005_Event anlegen

 

Eine leere Eingabemaske wird geöffnet. Geben Sie eine Bezeichnung an. Setzen Sie das Event aktiv und füllen Sie auch die restlichen Pflichtfelder (*) aus.

Bei Server wird ein Lookup-Fenster geöffnet. Wählen Sie den Server, welchen Sie gerade angelegt haben. Bei Art wählen Sie E-Mail aus. Wählen Sie das Produkt und tragen Sie das Intervall ein, mit welchem Sie E-Mails versenden möchten. Geben Sie das Intervall an, zu dem das Event regelmäßig verschickt werden soll. Sie können außerdem an die E-Mail noch den passenden Bericht anhängen, wenn Sie diesen zuvor erstellt haben:

005_groupware_event_neu

 

icon_comment

Um das Pflichtfeld Abfrage* auszufüllen, müssen Sie vorher in dem gewählten Produkt* eine Abfrage anlegen. Diese Abfrage müssen Sie nicht auf der Produktstartseite oder der Startseite ablegen, sondern können die Abfrage ohne Häkchen speichern. In der Eventsektion können Sie diese Abfrage dann auswählen.

Im Beispiel sollen E-Mails versendet werden für Maßnahmen, die in den nächsten 3 Monaten anstehen.

Tragen Sie weiterhin alle Daten zur E-Mail ein, also den Betreff und den Text. Sie können durch die Verwendung von Parametern die E-Mail konkretisieren, also beispielsweise angeben, für welche Geräte es anstehende Maßnahmen gibt. Zur Verwendung lesen Sie dazu den vorhergehenden Abschnitt E-Mail.

 

Der Empfänger erhält eine E-Mail und wie im Bsp. erklärt mit einem Bericht in der Anlage.
toc_openbookProtokoll

Wann welche E-Mails über die GroupWare-Integration versendet wurden, wird in einem Protokoll mitgeschrieben. Dieses Protokoll kann jederzeit eingesehen werden. Gehen Sie dazu in der Sektion Event auf die Schaltfläche Protokoll.

014_exchange_Protokoll

 

Eine neue Sektion wird geöffnet.

015_Protokoll aktualisieren

 

Gehen Sie auf Aktualisieren. Alle Veränderungen werden angezeigt.
toc_openbookService Desk Integration

Wenn Sie einen Exchange-Server verwenden, können Sie in der Konfiguration des Servers die Service Desk-Integration aktivieren. Dies bedeutet, dass alle E-Mails, die an die benannte E-Mail-Adresse gehen automatisch als Service Desk-Meldung in VertiGIS FM angelegt werden. Das E-Mail-Konto wird alle 5 Minuten ausgelesen und ungelesene Mails als Meldung angelegt.

018_ServiceDesk_Integration

Sie können für den Absender der E-Mail eine automatisierte Eingangsbestätigungs-E-Mail bereitstellen oder auch eine E-Mail, wenn es beim Versand zu einem Fehler gekommen ist. Werden diese Felder leergelassen, dann wird auch keine Bestätigungs- oder Fehler-E-Mail verschickt.

Zusätzlich können gewisse Felder an der neu geneierten Meldung vorbelegt werden, etwa die Meldungsart oder der Bearbeiter.
toc_openbookAutodiscover Exchange

Zur Verwendung der GroupWare mit Exchange ist darauf zu achten, dass folgende URL verfügbar ist:

https://autodiscover.domäne.de/autodiscover/autodiscover.xml

domäne.de ist hierbei zu ersetzen durch das, was hinter dem @ in der E-Mail-Adresse steht.

 

Dann wird im Browser nach Anmeldung mit Domäne\User und Passwort eine XML ähnlich der Folgenden angezeigt:

<?xml version="1.0 encoding="UTF-8"?>
<Autodiscover xmlns="http://schemas.microsoft.com/exchange/autodiscover/responseschema/2006">
<Response>
<Error Id="2248572075 Time="16:02:12.7667649">
<ErrorCode>600</ErrorCode>
<Message>Ungültige Anforderung</Message>
<DebugData/></Error></Response></Autodiscover>

 

Sie können auch versuchen im CMD-Fenster folgendes einzugeben: ping autodiscover.domäne.de

Das muss die IP des Exchangeservers geben (wenn man es im LAN aufruft)

 

Wenn autodiscover.domäne.de nicht gefunden wird, muss es im internen DNS oder in der hosts-Datei des VertiGIS FM-Servers definiert werden, so dass beide o.a. Aufrufe funktionieren.

icon_comment

Wenden Sie sich dazu bitte an Ihren Administrator.