Beispiel:

Es regnet in der Firma an einer Stelle im Obergeschoss im Entwicklungsraum rein, weil das Dach undicht ist. Der Mitarbeiter Obermeyer aus der Entwicklungsabteilung sieht den Schaden und meldet diesen an den Hausmeister bzw. den nächsten Zuständigen. Der nächste Zuständige kann dann entweder schon die Firma sein, an die ein Auftrag ergeht oder auch der Hausmeister, der aus der Meldung eine Fremdvergabe erstellt.

Der Zuständige erstellt einen Fremdauftrag für die Firma H&H Hausmeisterdienste. Diese Firma stellt eine Rechnung von 17000,- € für die Übernahme der Reparaturleistung.

 

Die Meldung kann entweder direkt am Objekt oder auch über die entsprechenden Arbeitsabläufe in der Instandhaltung oder im Service Desk erfasst werden:

 

Die neue Meldung erscheint auf den Produktstartseiten Instandhaltung und Service Desk unter Meldungen mit einem roten Punkt, da diese Meldung noch nicht bearbeitet wurde. Wenn noch kein anderer Kollege sich die neue Meldung angesehen hat (sprich in die Detailansicht gewechselt ist), dann wird sie zusätzlich in roter Schrift angezeigt.

 

In der Detailansicht dieser Meldung gibt es eine Sektion Antworten, in deren Bearbeitungsmodus sich folgende Felder füllen lassen:

 

Wurde die Meldung bearbeitet, springt der Status sofort um auf in Bearbeitung und die Meldung erscheint auf der Produktstartseite nun gelb.

 

Der nächste Schritt, um die Reparatur des Dachs in die Wege zu leiten, ist das Anlegen einer Maßnahme. Diese lässt sich direkt aus der Suche oder der Detailansicht der Meldung heraus über die Schaltfläche Maßnahmen generieren erstellen:

 

Hier werden die Art der Maßnahme und der Zuständige angegeben. Nachdem wir auch gleich eine Fremdvergabe für die Dachdeckerfirma erstellen möchten, aktivieren wir die Option Auftrag erzeugen und wählen die durchführende Fremdfirma aus.

 

In Abhängigkeit von der Eingabe im Feld Durchführender wird durch anschließendes Klicken auf Für alle übernehmen aus der Meldung eine Maßnahme mit einer Fremdvergabe oder einem Arbeitsauftrag erstellt. In diesem Fall wurde als Durchführender die externe Firma H&H Hausmeisterdienste ausgewählt, weshalb eine Maßnahme und darunter eine Fremdvergabe für die Firma erstellt wurde. Die Maßnahme erhält ebenfalls sofort den Status In Arbeit, weil bereits eine Fremdvergabe dazu existiert.

 

Zu dieser Fremdvergabe lassen sich nun noch Auftragstyp, Konto, Kostenstelle, Angebotsnummer, Auftragssumme u.a. ergänzen.

 

Nachdem alle Eingaben zur Fremdvergabe gemacht wurden, lässt sich zu dieser in der Detailansicht der Fremdvergabe ein Formular ausgeben.

Da die Beschreibung der Meldung automatisch in die Beschreibung der Maßnahme und die Bezeichnung der Fremdvergabe übernommen wird, muss hier evtl. noch eine Änderung im Nachhinein vorgenommen werden.

Sobald der Status der Fremdvergabe in Arbeit oder Fertig ist, lassen sich an dieser Fremdvergabe nun Nachträge erfassen und Rechnungen hinterlegen.

In der Sektion Rechnungen können sowohl Eingangs- als auch Abschlagsrechnungen hinterlegt werden.

Hier werden nun erneut Informationen zu Konto, Kostenstelle, Rechnungsnummer, Buchungstext und Rechnungsbetrag benötigt. Dafür ist es notwendig im Produkt Kosten & Budget Kostenstellen, Konten, evtl. Kostenträger und evtl. Kostenarten zu hinterlegen, damit diese Objekte auswählbar sind:

 

Wenn Sie auf Rechnung erfassen klicken, können Sie zu dem Auftrag eine Rechnung erstellen.

 

Die Zuordnung zum Objekt wurde beibehalten, kann aber geändert werden, wenn bis dahin versehentlich vom falschen Objekt gesprochen wurde.

Im Produkt Kosten & Budget lassen sich nun die Rechnungen gefiltert nach Objekt anzeigen:

 

Hier wurden also die eingegangenen Rechnungen angelegt.