Zum Anlegen von Fahrtenbucheinträgen haben Sie zwei Möglichkeiten:

a)Wählen Sie auf der Fuhrpark-Startseite die Aktion Fahrtenbuch aus.
 

b)Öffnen Sie die Detailansicht eines Fahrzeugs. Klappen Sie die Sektion Fahrtenbuch auf und drücken Sie die Schaltfläche Hinzufügen.
 

In beiden Fällen öffnet sich eine Eingabemaske für das Bearbeiten eines Fahrtenbucheintrages.

Im Fall a) (über Aktion Fahrtenbuch) müssen Sie im obersten Feld das betreffende KFZ auswählen.

Dies entfällt im Fall b) (über Detailansicht Fahrzeug), weil das Fahrzeug hier schon bekannt ist.

Geben Sie mindestens an:

•Fahrer
Sie wählen aus einer Liste aller verfügbaren Mitarbeiter.

•Beginn und Ende
Datum der Fahrt

•Km-Stand Start und Ende
Als Start-Wert wird Ihnen der Ende-Wert der letzten Fahrt vorgeschlagen. Sie können diesen aber ändern.

Optionale Angaben sind:

•Anlass der Fahrt
Hier ist ein Katalog hinterlegt. Wollen Sie hier etwas auswählen, so muss der Katalog mit Daten gefüllt sein. Ist die Liste leer oder fehlen Einträge, müssen Sie dies in der Katalogverwaltung anpassen

•Beschreibung
Freier Text zur näheren Erläuterung

•Fahrtenbuchvorlage
Auch dies ist ein Katalogwert, der über die Katalogverwaltung angepasst wird. Die Vorlage fasst Anlass der Fahrt und Beschreibung zusammen. Wenn Sie eine vorher definierte Vorlage wählen, werden diese beiden Felder vorausgefüllt.

•Kostenstelle
Hier kann eine Kostenstelle zugewiesen werden, sofern in Ihrer Datenbank Kostenstellen definiert worden sind (siehe Produkt Kosten &Budget - Workflows -Kostenstelle)

Beim Speichern und Schließen prüft die Software, ob Datum und Kilometerstände mit den anderen Fahrtenbucheinträgen stimmig sind und gibt ggf. eine Meldung aus.

Öffnen Sie die Suchfunktion über die Schaltfläche der Doppellupe und wählen Sie ganz oben im Suchfeld Fahrtenbuch aus.

Sie sehen alle eingegebenen Fahrtenbucheinträge. Mit Hilfe der Suche und/oder den Filterzeilen filtern Sie sich diejenigen Einträge heraus, die für Ihre Auswertung interessant sind.

Beispielsweise filtern Sie nach Dienstreise-Einträgen eines bestimmten Fahrers mit einem bestimmten Fahrzeug:

Über die beiden Berichtsschaltflächen können Sie die gefilterten Fahrtenbucheinträge exportieren. Voraussetzung ist, dass Sie die Berechtigung für die Fuhrpark-Berichte haben.

Sie können sich die einmal definierten Such- und Filterkriterien auch als Abfrage speichern, damit Sie sie in gleicher Form immer wieder aufrufen können.

Mehr über die Möglichkeiten der VertiGIS FM Suche finden Sie unter Plattform > Grundlagen > Suchfunktion