In VertiGIS FM haben Sie die Möglichkeit E-Mails für verschiedene Events per SMTP zuschicken zu lassen.

 

toc_openbookKonfiguration

Ihren GroupWare-Server konfigurieren Sie im Produkt Verwaltung. Gehen Sie in die Verwaltung > Einstellungen > GroupWare.

001_Verwaltung_Groupware

 

Zuerst wird ein Server erstellt. Gehen Sie in der Sektion Server auf die Schaltfläche Hinzufügen.

020_SMTP

 

Der Server, den Sie hier anlegen ist der Absender der E-Mails.

Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder (*) aus. Bei Art wählen Sie bitte SMTP aus. Geben Sie nun die E-Mail-Adresse ein, Diese ist der Absender der E-Mails. Informieren Sie sich über die aktuellen SMTP-Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters und füllen Sie die Felder alle komplett aus.

Bei den erlaubten E-Mail-Domänen können Sie konfigurieren und somit einschränken, welche Domänen beliefert werden dürfen, z.B. die Domäne ihrer Verwaltung oder Firma.

Gehen Sie auf Speichern und Schließen. Ihr Server wurde angelegt.

In der Sektion Event legen Sie nun ein Ereignis an. Wenn die von Ihnen eingegebenen Bedingungen erfüllt sind, dann generiert VertiGIS FM eine E-Mail und verschickt diese an einen definierten Empfänger.

 

Gehen Sie in der Sektion auf Hinzufügen.

005_Event anlegen

 

Eine leere Eingabemaske wird geöffnet. Geben Sie eine Bezeichnung an. Setzen Sie das Event aktiv und füllen Sie auch die restlichen Pflichtfelder (*) aus.

Bei Server wird ein Lookup-Fenster geöffnet. Wählen Sie den Server, welchen Sie gerade angelegt haben.

Wählen Sie bei Art E-Mail aus und wählen Sie das entsprechende Produkt.

008_LookUp_Modul

 

Sie können E-Mails mit und ohne Intervall verschicken. Wenn Sie kein Intervall für den E-Mail-Versand angeben möchten, lassen Sie die Felder frei und wählen als nächstes das Objekt aus.

Dies kann beispielsweise ein Gerät sein.

009_Auswahl_Objekt_Gerät

 

Ihre Daten wurden in die Eingabemaske übernommen. Gehen Sie auf Übernehmen. Nach dem Übernehmen werden weitere Felder sichtbar.

Sie können nun mit Hilfe der Optionen definieren, wann Sie per E-Mail zu Geräten informiert werden wollen.

Zum Beispiel beim Erstellen von Geräten, wenn Geräte gelöscht wurden, wenn sie bearbeitet wurden oder wenn sich Werte am Gerät geändert haben.

Bei Wertänderung wählen Sie anschließend den entsprechenden Wert über die Lookup-Tabelle aus.

022_SMTP_Email-event

 

Im Beispiel soll immer wenn der Barcode an einem Gerät geändert wird, eine E-Mail versandt werden.

Im unteren Teil der Maske machen Sie Angaben zur E-Mail. Geben Sie den Betreff und den gewünschten Text an.

012_Email-event_email

 

Gehen Sie auf Speichern und Schließen. Sobald an einem Gerät der Barcode geändert wird, erhält der Empfänger folgende E-Mail:

 

email1

Gehen Sie in der Sektion auf Hinzufügen.

005_Event anlegen

 

Eine leere Eingabemaske wird geöffnet. Geben Sie eine Bezeichnung an. Setzen Sie das Event aktiv und füllen Sie auch die restlichen Pflichtfelder (*) aus.

Bei Server wird ein Lookup-Fenster geöffnet. Wählen Sie den Server, welchen Sie gerade angelegt haben.

023_SMTP_groupware_event_neu

 

Bei Art wählen Sie E-Mail aus. Wählen Sie das Produkt und tragen Sie das Intervall ein, mit welchem Sie E-Mails versenden möchten.

 

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Um das Pflichtfeld Abfrage* auszufüllen, müssen Sie vorher in dem gewählten Produkt* eine Abfrage anlegen. Diese Abfrage müssen Sie nicht auf der Produktstartseite oder der Startseite ablegen, sondern können die Abfrage ohne Häkchen speichern. In der Sektion Event können Sie diese Abfrage dann auswählen.

 

016_Abfrage für event

 

Speichern Sie die Abfrage ohne Setzen von Häkchen mit einem eindeutigen Namen.

017_Abfrage speichern für event

 

In der Sektion Event können Sie die generierte Abfrage nun auswählen.

018_Abfrage für event auswählen

 

Im Beispiel sollen E-Mails versendet werden für Maßnahmen, die aktuell anstehen.

Tragen Sie weiterhin alle Daten zur E-Mail ein, also den Betreff und den Text. Sie können durch die Verwendung von Parametern die E-Mail konkretisieren, also beispielsweise angeben, für welche Geräte es anstehende Maßnahmen gibt. Zur Verwendung lesen Sie dazu den vorhergehenden Abschnitt E-Mail.

 

Der Empfänger erhält eine E-Mail.

Sowie es nun neue Maßnahmen in der Instandhaltung gibt, werden beide Empfänger mit einer E-Mail darüber Informiert. In der E-Mail werden Betreff und Text angegeben, wobei sich im Text zusätzlich noch auf den AKS und eine Beschreibung bezogen wird. Zusätzlich können Sie sich das Protokoll dazu anschauen. Gehen Sie in der Sektion Event auf die Schaltfläche Protokoll.

024_SMTP_Protokoll

 

Sie erhalten die Übersicht über alle E-Mails, die zum gewählten Event versendet wurden:

025_SMTP_Protokoll_Aktualisieren

 

Gehen Sie auf Aktualisieren. Alle Veränderungen werden angezeigt.

 

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Fehler werden in roter Schrift dargestellt, so dass Sie diese sofort erkennen können. Bitte überprüfen Sie dann die Einstellungen Ihres hinterlegten SMTP-Kontos oder des Exchange-Servers.